Keď si prechádzam rukopisy, ktoré sme kedysi pripravovali s mojim učiteľom profesorom Milanom Zeleným, stále v nich nachádzam nové inšpirácie a znalosti. Mnohé z nich som pred rokmi preletel a ani si nevšimol ich múdrosť a hĺbku. Možno je to aj tým, že vekom človek dozrieva a vidí to, čo predtým nevidel. Takmer každý deň zažívam v podniku podobné situácie:

Majiteľ firmy mi hrdo ukazuje nový stroj alebo iné zariadenie. Keď diskutujeme o jeho využití, tak nie je vysoké, ale vytvára sa tlak na konštuktérov, aby “niečo vymysleli.” A oni vymyslia. Často veľmi zaujímavé technické riešenia, veď sú kretívni a rozumejú technike. A potom nastáva problém – máme moderné zariadenia vo výrobe (a vysoké fixné náklady) a perfektnú “inováciu” (výsledok práce technikov), ktorú nikto nekupuje. Milan Zelený ma naučil, že inovácia vzniká až vtedy, keď si ju zákazníci kupujú. Nie v laboratóriu, v počítači ani na výstave. Inovácia je biznis a biznis je obchod a marketing. Áno, to, čo v mnohých našich podnikoch často nefunguje alebo ani neexistuje.

Mladí chlapci, ktorí študovali na významných zahraničných školách, robia v Inovate marketingové a obchodné analýzy. Za pár týždňov urobia to, čo mali obchodné a marketingové oddelenia urobiť (a neurobili) už pred rokmi. Analyzovať potenciál trhu, nájsť príležitosti, pripraviť obchodné a marketingové stratégie. Tvrdili, že sa to nedá, alebo, že na to nemali čas, lebo museli predávať. Ale nepredávali. Najväčšie plytvanie vo firmách nie je vo výrobe ani vo vývoji, ale v tom, že venujeme čas a peniaze tomu, čo nie je úspešné na trhu. Títo mladí chlapci z Inovata, na čele s Jožkom Bujnovským (robí biznis medzi Čínou, Európou a Amerikou), radi “prepadávajú” obchodné a marketingové oddelenia firiem a nastavujú im zrkadlo. Spolu s nimi sú pripravení aj skúsení experti z obchodu a marketingu – Matej Šucha, Simona Kubán, Laco Gabčo, Dušan Nemčko a ďalší. Plytvaním je aj to, že mnohí obchodníci strieľajú “slepými nábojmi do vzduchu” – nemajú správne klasifikovaných zákazníkov, nepoznajú realitu vo firmách, ktorým chcú predávať (kľučové osoby, procesy, stratégie, ciele) a preto nevedia pre nich pripraviť správnu hodnotovú ponuku. V Inovate robíme inovácie. Vymyslieť niečo nové, vyvinúť prototyp a pripraviť výrobu vieme. Najväčšiu inováciu však potrebujeme v obchode a marketingu. Začíname Akadémiou obchodu a marketingu. A budeme pokračovať ďalej. Limit znižovania nákladov je nula. Limit zvyšovania výkonnosti obchodu a marketingu neexistuje.

Milan Zelený kedysi napísal k organizácii práce a času obchodníkov toto:

Něco pro naše obchodníky

  • Naučte je Pravidlo 80/20: 80% obchodního úspěchu přichází ze znalostí a dovedností získaných studiem a tréninkem prodejního procesu; 20% je následkem kompletních informací o produktu. 80% času je třeba vložit do hledání nových klientů, 20% do prezentací produktů.
  • Každý obchodník musí znát svoji hodnotu za každou hodinu práce. Tato hodnota je odvozena od hodnoty, kterou jeho práce přidává. Účelem není pracovat více či déle, ale přidávat více hodnoty. Každý den má omezený počet hodin (pro všechny, vždy a všude), přidaná hodnota za hodinu je však neomezená.
  • Které činnosti budou maximalizovat vaši přidanou hodnotu denně a týdně? Kolik prospektních návštěv, kolik prezentací, kolik prodejů, kolik návrhů a opětných návštěv?
  • Naplánujte si každý den činností předem.
  • Vyhýbejte se dlouhým cestám mezi klienty, užívejte skupinová setkání, videokonference, CD, e-mail apod. Myslete strategicky, neotálejte. Vždy ovládejte svůj čas, svůj vlastní plán. Nejdříve důvěra a souznění, pak určení potřeb a požadavků, nakonec rychlá prezentace a jasný závěr: 80/20.
  • Ověřujte úmluvy a schůzky předem, nejezděte nikam zbytečně.
  • Buďte vždy připraveni, na všechny otázky. Příprava šetří čas.

Stále méně času, věčné nestíhání, pocit viny, stres, rodina …Nic nefunguje, nic nepomáhá. Jediné řešení je změna chování, změna stylu, opuštění zajetých kolejí a norem.

Management času je management sebe, management aktivit a priorit. Je o vás a vztahu k věcem, které ste si zvolili a lidem, se kterými jse v interaci.

Tedy ještě jednou: nenechat okolí, aby určovalo váš čas. Vy volíte činnost. Vy volíte trvání. Vy volíte místo. Vy volíte osoby.

Nenechte si cokoliv přeposílat, nasypat, překliknout, kopírovat, potvrzovat atp. bez osobního vyžádání. Kolik lidí vás kopíruje na e-maily o které jste nežádali, ale neposílá slíbované e-maily o které jste žádali? Nemají čas – a proto jej nemáte ani vy. Čím jste silnější, bohatší a autonomnější, tím více lidí bude okupovat váš čas se stále menšími a drobnějšími požadavky, zvát vás na schůze, kde nejste třeba, kdy jen chtějí mluvit, debatovat a diskutovat tam, kde mluví pouze výsledky.

Když mají zaměstnanci „problém“, požádejte je o alternativy a řešení. Jestli žádná nemají, pošlete je pryč dokud si nějaká nevymyslí. Co by udělali, kdybyste byli měsíc na dovolené? Nejste přece barmani nebo manželky, kteří naslouchat stížnostem a příběhům považují za svoji povinnost. Odměňujte svým časem a svými penězi jen ty kteří myslí za sebe a řeší si své problémy sami. To jsou vaši  nejlepší spolupracovníci, partneři a přátelé.

Jak dlouho vydržíte bez e-mailu? Stačí přece jen ráno, v poledne a večer: jinak se věnujte činnostem, které přidávají hodnotu.

Viděli jste film Postřižiny? Všechno se krátí: vlasy, sukně i pivo. „Postřihujte“ tedy, zkracujte. Reporty na 1-2 stránky a schůze tak 30-60 minut, s jasnou agendou, každý plně připraven, s pevnou, jasně definovanou koncovkou.

Výsledky jsou účelem činnosti, businessu i managementu, ne úsilí, píle či strávený čas. Ne dělat, ale dodělat. Business is not busyness.

Pamatujte na 80-20: 80% celkového úsilí přináší jen 20% výsledků; zbývajících 80% výsledků jsou následkem pouhých 20% úsilí. Rozdíl je v soustředění a nesoustředění a správných a nesprávných činnostech. V malém projektu nemusíme hospodařit s časem, ale ve velkém si nemůžeme plýtvání časem dovolit.

  • Eliminujte plýtvání časem
  • Buďte připravení na schůze
  • Odmítejte časově přehnaná pracovní zadání
  • Monitorujte časový progres projektu
  • Věnujte svůj čas úměrně důležitosti projektu
  • Nezanedbávejte dlouhodobé projekty
  • Plánujte každý den efficiently
  • Plánujte každý týden effectively
  • Provádějte svá zadání effortlessly

Shrnuto: Naučte sebe i své okolí anglickým „Eff“ činnostem:

  • Effective – vedoucí k žádoucímu výsledku či efektu
  • Efficient – effective při minimálním vynaložení času, peněz a úsilí
  • Effortless – vše provedeno přirozeně, snadno, bez stresu a zjevného úsilí

Ovládejte svůj čas sami, nenechte si jej ovládat druhými.

17